Ausschreibungen im öffentlichen Sektor: das sollten Unternehmen wissen

Gesetzliche Normen und wichtige Vereinbarungen

In erster Linie spielt das nationale Vergaberecht eine wichtige Rolle. Seit der Gründung der EU und den wachsenden Wirtschaftsverbindungen auf der ganzen Welt, müssen auch internationale Richtlinien beachtet werden. Diese Vereinbarungen sind auch in die deutschen Normen zum Ausschreibungsrecht eingebunden. So gibt es beispielsweise das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) oder die Vergabeverordnung (VgV). Für Bauleistungen, für Leistungen allgemein und für freiberufliche Dienstleistungen gibt es jeweils eine eigene Vergabe. Bzw. Vertragsordnung. Welche Regelungen und Gesetze genau angewendet werden können, bestimmt auch der Nettoauftragswert einer öffentlichen Ausschreibung. Hier hat die EU-Kommission genaue Schwellenwerte festgelegt.

So wichtig sind Schwellenwerte

Der Umfang eines Ausschreibungsverfahrens hängt von den geltenden Schwellenwerten ab. Die Europäische Kommission legt diese im Takt von zwei Jahren wieder neu fest. Das Bauwesen ist getrennt von den allgemeinen Leistungen und Lieferungen zu betrachten. Außerdem gibt es einen Unterschied zwischen den Behörden und den öffentlichen Einrichtungen. Um den Schwellenwert zu erreichen, muss zunächst der Wert des Auftrags eingeschätzt werden, ohne Mehrwertsteuer. Gibt es mehrere Teilaufträge oder Lose, so gilt die Ermittlung des Schwellenwerts nur für deren Summe. Für öffentliche Liefer- und Dienstleistungsaufträge lag der Schwellenwert 2020/2021 bei 214.000 Euro. Für öffentliche Bauanträge bei 5.350.000 Euro. Die rechtliche Grundlage dazu wird auch als Unterschwellenvergabeordnung bezeichnet. iBau hat einen kompletten Beitrag zur UVGO erstellt und informiert umfassend über die Grundsätze und die Regelungen.

Besonderheiten bei öffentlichen Ausschreibungen

Unterhalb dieser Schwellenwerte reichen auch nationale und beschränkte Ausschreibungen. Es sind sogar freihändige Vergaben von den Behörden möglich. Hier ist der Wettbewerb deutlich geringer und auch Kleinunternehmer können ein Angebot abgeben und Kontakt aufbauen. Zudem gibt es weitere Besonderheiten im öffentlichen Sektor. So besteht kein Raum zu einer Preisverhandlung. Alle Konditionen stehen vorab fest und die Bieter sind gleichwertig zu behandeln. Das Ausschreibungsverfahren wird in öffentlicher Form durchgeführt und kann auch in Tageszeitungen, im Internet oder in Fachzeitschriften erwähnt werden.

Bei einer beschränkten Ausschreibung richtet sich die öffentliche Stelle direkt an einzelne Unternehmen und fordert die Abgabe eines Angebots. Alle Interessenten bekommen die gleiche Leistungsbeschreibung und müssen das Angebot innerhalb einer festen Frist einreichen. Die Behörden darf die verschlossenen Umschläge erst nach der Frist öffnen. Die Bieter können bei diesem Verfahren meist Vorort teilnehmen. Das preisgünstigste Angebot wird festgestellt, bekommt aber nicht immer den Zuschlag.

Die Auftragsvergabe erfolgt

Die Angebote werden zunächst näher geprüft. Es kommt nicht nur auf den günstigen Preis, sondern auch auf die Rahmenbedingungen an. Deshalb kann der Zuschlag auch an einen anderen Bieter gehen. Das ist meist der Fall, wenn die Unternehmen nicht den Ausschreibungsregeln entsprechen oder die vertraglichen Pflichten nicht erfüllt werden können. Kritik gibt es auch, wenn der Angebotspreis in einem falschen Verhältnis zur Leistung steht. Die Behörden prüfen weiterhin die Qualität des Angebots, die Umwelteigenschaften, die Rentabilität und auch den Kundendienst. Verschiedene Kriterien fließen in die endgültige Vergabeentscheidung mit ein.

Beteiligung an einer öffentlichen Ausschreibung

Nicht nur große Bauunternehmen können sich an einer öffentlichen Ausschreibung beteiligen. Das betrifft auch Kleinunternehmer und kleinere Betriebe. Wichtig ist in erster Linie, dass die Ausschreibungsregeln im öffentlichen Sektor eingehalten werden. Dabei muss sich das Angebot immer an der Leistungsbeschreibung der Behörde oder der öffentlichen Stellen orientieren. Wie bereits erwähnt, geht es nicht um einen auffällig niedrigen Preis. Schließlich müssen alle Eckpunkte des Angebots auch belegt werden können. Unternehmen müssen nachweisen, wie sie zu dem Preis kommen. Alle Informationen wandern in einen verschlossenen Umschlag. Meist geben die Behörden einen Aufkleber aus, um den Umschlag richtig versiegeln zu können. Zudem ist stets die Abgabefrist einzuhalten.

Die meisten Ausschreibungen folgen einem bestimmten Muster. Welche Angaben genau wichtig sind, weiß die passende Verordnung. Dazu gehören beispielsweise:

• Name, Anschrift und Telefonnummer
• Tätigkeit des Auftraggebers
• Ort der Ausführung
• eingeplante Zeitspanne des Bauvorhabens
• Umfang und Art der Leistung

Ob sich ein Bewerber oder Bieter eignet, wissen die Behörden aus verschiedenen Nachweisen oder Sicherheiten. Absprachen mit anderen bietenden Unternehmen darf es nicht geben. Anfragen an die Behörden selbst dürfen gestellt werden. Das betrifft organisatorische Belange und Fragen zur Leistungsbeschreibung. Zudem darf die Konkurrenz beobachtet werden. Handeln anderen Unternehmen in der Ausschreibung nicht rechtskonform, lässt sich das Ergebnis später anfechten.