Projektcontrolling - für erfolgreiche Teams und Unternehmen
Projektcontrolling - worum genau geht es hier?
Das Projektcontrolling übernimmt eine sehr wichtige Aufgabe im gesamten Projektmanagement, wird leider immer wieder unterschätzt. Innerhalb des Projektmanagements wird der Begriff Controlling sehr oft mit Steuerung gleichgesetzt, Kontrolle spielt dabei weniger eine Rolle. Natürlich gehört die Kontrolle ebenfalls zum Projektcontrolling. Dazu gibt es eine Projektcontrolling Software, die den Fortschritt eines bestimmten Arbeitsvorgangs oder das für ein Projekt zur Verfügung stehende Budget beobachtet. Dieser Aufgabenbereich ist besonders kompakt und umfasst deutlich mehr als nur diese beiden Punkte. Projektcontrolling ist keine Alternative zu einem Projektmanagement, es ist vielmehr der feste Bestandteil eines Projektmanagements und für den Erfolg enorm wichtig.
Die Definition nach DIN
Projektmanagement beschreibt laut Definition nach DIN 69901 die Methoden und Grundlagen, die Begriffe und Daten in einem bestimmten Projektmanagement. Für das Projektcontrolling steht unter anderem „die Sicherung des Erreichens der Projektziele“ durch unterschiedliche Maßnahmen. Beispielsweise können es die Feststellung einer Abweichung, das genaue Bewerten von Konsequenzen sowie Vorschläge für Korrekturmaßnahmen sein. Die Mitwirkung bei der Planung einer Maßnahme und die Kontrolle bei der Durchführung eines bestimmten Projekts gehören ebenfalls dazu.
Die Bedeutung des Projektcontrollings
In allen Phasen eines Projekts spielt das Controlling eine extrem wichtige Rolle, denn ohne diese Kontrolle kann ein Projektzyklus kaum durchgeführt werden. Selbst wenn die Planung detailliert war, kommt es immer wieder vor, dass es in der Phase der Umsetzung eines Projekts zu Problemen kommt, die außerordentlich teuer werden können. So etwas ist immer dann der Fall, wenn es Verzögerungen gibt, Probleme viel zu spät erkannt werden und das Projekt letztendlich nicht mehr zu retten ist. Vor allem die Kosten und der Fortschritt müssen in jedem Abschnitt einer Phase kontrolliert werden. Selbst Großprojekte sind oftmals davon betroffen, weil sie viel zu spät abgeschlossen oder zu günstig veranschlagt wurden.
Die externen Faktoren
Nicht selten sind es die externen Faktoren, die ein wichtiges Projekt zu Fall bringen können.
Dazu gehören unter anderem:
- Eine ineffektive Kommunikation.
- Wenn ein Change Management vollständig fehlt.
- Die fachlichen Kompetenzen oder das Management des Konzepts sind ungenügend.
- Es gibt keine ausreichenden Kenntnisse zum Projekt.
Die Ziele des Controllings
Eigentlich hat ein Projektcontrolling nur ein einziges Ziel : den geplanten und tatsächlichen Ablauf eines bestimmten Projekts immer in der Übereinstimmung mit der Planung zu erhalten. Genauer gesagt bedeutet es, dass die mit einem Auftraggeber abgesprochen Kosten, der genaue Aufwand und die Ergebnisse, so gut es eben geht, eingehalten werden. Der Projektplan ist beim Projektcontrolling das wohl wichtigste Instrument, denn ohne diesen immer sehr detaillierten Plan gibt es keine Methoden, die Soll- und Ist-Daten miteinander zu vergleichen. Falls das Ganze nicht gelingt, dann weiß niemand genau, wie viel ein Projekt letztendlich kostet, oder ob es irgendwann überhaupt zum vereinbarten Preis fertiggestellt wird.
Wer ist am Projektcontrolling beteiligt?
An einem professionellen Projektcontrolling sind immer unterschiedliche Experten beteiligt. Definitiv wichtig ist hier der Projektleiter oder der Manager des Projekts, die eng zusammenarbeiten. Projektcontroller sind auf alle Informationen eines Projektmanagers angewiesen, denn nur so kann der Fortschritt des jeweiligen Projekts jederzeit kontrolliert werden.
Nicht weniger wichtig ist der Projektcontroller, wenn diese Rolle nicht von der Leitung des Projekts übernommen wird. Vielfach ist es ein Mitarbeiter, der schon an der Planung beteiligt war und deshalb die Aufgaben eines Controllers übernimmt. Diese Personen überzeugen sich in regelmäßigen Abständen über die Fortschritte des Projekts, vergleichen Soll und Ist, erkennen Risiken frühzeitig und ziehen Konsequenzen, wenn es zu Verzögerungen kommt, die das Ziel des Projekts gefährden könnten.
Ebenso von Bedeutung sind die sogenannten externen Dienstleister, die immer dann ins Spiel kommen, wenn es nicht genug Kapazitäten aus dem eigenen Lager gibt. Der Vorteil hierbei ist, dass ein Außenstehender einen ganz anderen Blick auf das Projekt bekommt, und Fehler erkennt, die den Mitgliedern des Teams so nicht aufgefallen wären, da sie zu sehr involviert und damit „Betriebsblind“ sind.
Die verschiedenen Methoden
Der Projektplan
Durch den Projektplan wird es möglich, alle Aktivitäten des Projekts sowie die sogenannten Durchlaufzeiten und die Termine für die Fertigstellung immer im Auge zu behalten. Ein Projektmanager kann sowohl die Kosten als auch die Auslastung der Ressourcen kontrollieren und präzise steuern. Der Projektplan hat den großen Vorteil, dass man Veränderungen schnell erkennen kann.
Die Ampelmethode
Mit der Politik hat die Ampelmethode nichts zu tun. Sie wird beim Projektcontrolling oft genutzt, um des Status des Projekts darzustellen. Ist die Ampel grün, verläuft alles nach Plan, bei Gelb gibt es Verzögerungen oder Abweichungen vom Plan. Steht die Ampel auf Rot, dann ist die Gefahr groß, dass das Projekt nicht pünktlich abgeschlossen wird.
Fazit
In jeder Phase eines Projekts ist das Projektcontrolling ein wichtiger Faktor. Es ist mit einem Kreis aus Regeln zu vergleichen: Nur wenn dieser Kreis geschlossen ist, kann ein Projekt erfolgreich in die Tat umgesetzt werden. Es beginnt mit der Zielsetzung, geht weiter über die Planung bis hin zur Erfassung der Daten und weiter zu einem Soll-Ist-Vergleich. Anschließend folgt die Abweichungsanalyse und falls es Probleme geben sollte, bleibt immer noch ausreichend Zeit für eine Korrektur und ein Gegensteuern. Am Ende bleibt nur noch die Erfolgskontrolle und die Frage, ob die durchgeführten Maßnahmen wirklich alle vorhandenen Probleme lösen konnten.
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